【ビジネス英語】メール - ②宛名の書き方
はろー！しょーみんです！
今回は宛名の書き方を紹介します！
相手の名前がわかる場合と名前がわからない場合の2つに分けてご紹介します！
１．名前がわかる場合
１－１．フォーマル / 一般的
"Dear Mr. 名字," または "Dear Ms. 名字,"
最も一般的な書き方です。
ビジネスでも多用されます。
既婚の女性には"Mrs."、未婚の女性には"Miss."を使う場合もありますが、ぶっちゃけそんなこと知らないということも多いと思います。そんな時は"Ms."が無難です！特に最近アメリカなど、フェミニズムの観点からも、特に本人の希望がない場合などは"Ms."で相手を呼ぶのが一般的になっているようですので、"Ms."を心がけましょう。
私はグループ会社の担当者へ書くときは"Dear ~-san,"とつけたりしていますので、それぞれ会社での慣習があればそちらに寄せてもよいと思います。
１－２．親しい相手へ
"Dear 下の名前," または "Hi, 下の名前," など
ビジネスでも使う場合がありますが、私は最低限"Dear"はつけるようにはしていますね。
１－３．相手が複数の場合
・相手が２人 "Dear Mr.A and Ms.B,"
・相手が３人 "Dear Mr.A, Ms.B and Ms.C,"
・相手が4人以上 "Dear all,"
・相手が夫婦 "Dear Mr. and Mrs. 名字,"
・相手が友達たち" Hi, guys,"
4人以上になってくると長くなってしまいますし、私は "Dear all,"と書くようにしています。
2.名前が分からない場合
２－１．ご担当者様
"To whom it may concern,"
"Dear Sir or Madam,”
出来る限り宛名には名前を書いたほうが良いですが、どうしてもわからない場合には、どちらかというと私は"To whom may it concern,”のほうを使います。"Dear Sir or Madam”は一応性別的な差異を表す言葉ですし、嫌な印象を受ける人もいるかなという配慮から、念のため前者を使います。
２－２．部署・役職名
"Dear Sales Manager,"
"Dear Director of Finance,"
"Dear Customer Service,"
分からん時はひたすらDearです！笑
こうした表現も一般的なので覚えておきましょう。"Dear Customer,"なども言ったりします。
２－３．会社名
"Dear ABC Company,"
これでもよいですが、誰に宛てたメールなのかも書いたほうが相手にアクションを求めやすいですよね。上の部署名や役職名をつなげて書いてみましょう
"Dear Marketing Director of ABC Company,"
３．注意点
注意点を３つほど！
３－１．名前の後はコンマ ” , " を付ける！
上記の例で気づいたかもしれませんが、宛名の後にはコンマを付けてくださいね！
３－２．Dear の後にフルネームは使わない！
"Dear Taro Yamada,"などとはあまり言いません。間違ってはいないですし、中には性別がわからないからといった理由で名前をフルネームで書く場合もありますが、それぐらいわからない相手に書くなら私は肩書や役職、または「担当者様へ」と書くようにしています。
３－３．ファーストネームに敬称はつけない。
Dear Mr.MaiとかDear Mr.Kenjiとかは言わないってことですね。確かにファーストネームで呼ぶのに"Mr"や"Ms"をつけると、距離感が近いのか遠いのかよくわかりませんもんね。
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まとめ
いかがだったでしょうか。
出来る限り相手の名前を書いたほうが、その後の相手のアクションがより早くなるでしょうが、もし性別や名前などわからない場合には「ご担当者様」や肩書や役職で書いてしまうほうが楽かもしれません。
場合によって使い分けましょう！
以上、この記事が皆さんの参考になれば幸いです。
